Računalnik in jaz: Serijska pisma

Se vam je že kdaj zgodilo, da ste hoteli pismo z enako vsebino poslati na več različnih naslovov?

Če ne prej, se vam to zgodi v času okrog praznikov, novega leta, božiča, lahko pa tudi, ko organizirate doma zabavo za rojstni dan ali ko v podjetju začenjate z novo marketinško akcijo. Običajno se zadeve lotite tako, da pripravite dokument z enako vsebino in potem ročno vpisujete naslovnike ali pa na kuverte vpisujete različne naslove. Zamudno in mukotrpno.

 

Zadeve se lahko lotite tudi na drugačen način. Najlažje je, da si najprej pripravite bazo naslovnikov, ki jim želite poslati dokument. V podjetjih običajno take baze že obstajajo, drugje pa jih je potrebno najprej narediti. To lahko storite v Excelu, kjer v tabelo vpisujete podatke, ki so potrebni. Najprej na vrhu tabele v vsako posamezno celico vpišete oznako podatka, ki ga boste kasneje vnesli, na primer: ime, priimek, naslov, poštna številka in mesto. Podatke je najbolje čim bolj razčleniti, tako da je vsak vnos v svojem polju, saj je podatke v računalništvu mnogo lažje združevati, kot pa jih razbijati. Ko ste vnesli oznake podatkov, je dobro, da vse vneseno označite in odebelite pisavo, saj bo tako dobro razvidno, kaj je podatek in kaj oznaka podatka. Ko ste tako pripravili bazo podatkov, začnete z vnašanjem le-teh. Pod vsako oznako podatka vnašate ustrezne podatke, seveda v spodnje celice v tabeli. Sedaj je baza pripravljena in morate jo le še shraniti na vašem računalniku.

 

Naslednji korak je le še formiranje serijskih pisem. To lahko naredite v Wordu. Najprej pripravite dokument in vpišete vsebino, dodate grafične elemente in vse skupaj lepo uredite. Ko ste končali, v zgornjem meniju izberete možnost »Orodja«. Nato se pomaknete do možnosti »Pisma in pošiljanje«, kjer se odločite za izbiro »Spajanje dokumentov«. Na desni strani zaslona se odpre novo okno, kjer morate opraviti šest korakov, ki vas pripeljejo do konca. Predhodno se postavite na tisti del dokumenta, kjer želite, da so naslovi napisani.

 

V prvem koraku izberete eno izmed ponujenih možnosti, kjer določite vrsto dokumenta. Običajno je to kar »Pismo«. Spodaj nato pritisnete možnost »Naprej«. V drugem koraku izberete začetni dokument in običajno je to kar opcija »Uporabi trenutni dokument«, lahko pa poiščete tudi katerikoli drugi dokument v vašem računalniku. Spet izberete možnost spodaj »Naprej«. Tretji korak terja od vas, da poiščete bazo podatkov, ki ste jo prej že pripravili ali pa je ta že bila na voljo. Izberete možnost »Prebrskaj« in nato v vašem računalniku poiščete datoteko, kjer imate bazo podatkov, ki jo odprete s pritiskom na gumb »Odpri«. Izberete ustrezen list v datoteki, običajno je to kar prvi in v nadaljevanju še potrdite izbor podatkov. V praksi je najboljše, da vse te korake samo potrdite, saj je baza verjetno že ustrezno pripravljena. Naprej se pomaknete z izbiro spodaj »Naprej«.

 

Četrti korak vas vodi že v vstavljanje polj podatkov. Najbolje je, če izberete opcijo »Več elementov«. Pred vami se odpre seznam z oznakami podatkov, vi pa jih le enega po enega poklikate in s pritiskom na gumb »Vstavi« vnesete v dokument. Vnesete le tiste, za katere želite, da so na dokumentu. Ko ste končali z vnašanjem oznak podatkov, pritisnete gumb »Zapri«. Spodaj spet izberete možnost »Naprej«. Že takoj se pred vami odpre dokument, ki ima vnesenega prvega naslovnika iz baze podatkov. Desno zgoraj imate puščici levo, desno, s katerima se premikate med naslovniki. Če se z vsem strinjate, izberete možnost spodaj »Naprej«. Ostane vam le še opcija »natisni«, kjer se vam natisnejo dokumenti, z enako vsebino in različnimi naslovniki.

 

Zgodba pri nalepkah je podobna, le da v prvem koraku izberete možnost »Nalepke«, v drugem koraku pa nato nastavite vrsto in tip nalepk, ki je običajno napisana na zadnji strani papirja z nalepkami.

 

Ja, tako preprosto in hitro je to. Prihrani vam veliko časa in truda.

 

Zgodilo se je


Gorenjski glas: glasilo osvobodilne fronte za Gorenjsko četrtek, 17. februar 1949

Kranj je svečano proslavil stoletnico Prešernove smrti

... V torek, 8. t. m., pa je bila tudi republiška proslava osredotočena na Kranj in sicer na pesnikovem grobu. Te slavnosti se niso udeležili le zastopniki slovenskih ustanov ... 

Slovenija / torek, 1. februar 2022 / 09:58

Dan brez cigarete

Ljubljana, Jesenice – Vsako leto 31. januarja zaznamujemo dan brez cigarete, ki kadilcem pomeni priložnost za opustitev kajenja. Podatki kažejo, da se razširjenost kajenja v Sloveniji sicer zmanjšu...

Objavljeno na isti dan


Prosti čas / četrtek, 16. december 2010 / 07:00

Zvezde petkovega večera

Bled je bogatejši za nov poročni salon, Kranjčani pa so ponovno doživeli priljubljeni in tradicionalni nastop domačih zvezd v vlogah natakarjev, ko dvanajst ur delajo za šankom na Stari pošti in skrbi...

Mularija / četrtek, 16. december 2010 / 07:00

Obisk dedka Mraza na Gorenjskem glasu

Zadnje petkovo popoldne so najbolj težko pričakovali otroci, ki jih je dedek Mraz povabil, naj se mu pridružijo na Gorenjskem glasu. Toda ni povabil čisto vseh otrok, ampak samo tiste, ki so se p...

Avtomobilizem / četrtek, 16. december 2010 / 07:00

Tudi z zamudo se daleč pride

Fiat Doblo Cargo povečuje gnečo med lahkimi dostavnimi vozili.

Gorenja vas-Poljane / četrtek, 16. december 2010 / 07:00

Usad bodo sanirali pomladi

Javorje - V četrtek nas je poklical jezni bralec, želi ostati anonimen, in povedal, da se je na cesti Javorje–Žetina v občini Gorenja vas-Poljane sprožil usad. »Čeprav smo občino...

Gospodarstvo / četrtek, 16. december 2010 / 07:00

Odprli podjetniško točko VEM

Domžale - Center za razvoj Litija je ob pomoči Občine Domžale, ki je zagotovila prostorske pogoje, na Ljubljanski cesti v poslovni stavbi SPB tudi uradno odprl podjetniško vstopn...