Nič več papirnatega plačevanja računov

Besedilo: Danica Zavrl Žlebir
Kategorija: Gospodarstvo / četrtek, 29. januar 2015 / 14:07

Letošnji 1. januar je za proračunske uporabnike pomenil konec papirnatega plačevanja računov, pač pa morajo obvezno prejemati e-račune in jih tudi izdajati, če je prejemnik proračunski uporabnik.

Kranj – Vsi, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki, morajo v skladu s spremembami zakona o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike za dobavljeno blago in izvedene storitve pošiljati e-račune. »E-račun je račun, ki ga izdajatelj računa za dobavljeno blago ali izvedene storitve izda svojemu dolžniku oziroma prejemniku računa v elektronski obliki in enakovredno zamenjuje račun v papirni obliki. Izmenjava e-računa je proces posredovanja e-računa od izdajatelja do prejemnika e-računa. Prejemnik je proračunski uporabnik ali fizična ali prav­na oseba, ki ji je namenjen e-račun. Izdajatelj je proračunski uporabnik ali fizična ali pravna oseba, ki e-račun izda,« pojasnjujejo na spletni strani Uprave RS za javna plačila (UJP), ki je sicer enotna vstopna (oz. izstopna) točka za izmenjavo e-računov.

Enostavno, hitro in varčno

Prednosti takšne izmenjave računov je več: takšen način je zaradi manjše porabe papirja bolj ekološki, zaradi pošiljanja podatkov po varni elektronski poti je poslovanje varnejše, avtomatizirana izmenjava računov pospeši poslovanje, elektronski način omogoča večjo preglednost in nadzor nad delom z računi, avtomatski prevzem računov zmanjša število napak, saj prepisovanje podatkov ni potrebno. Celoten krog dela z računom je avtomatiziran (prejem računa, knjiženje v dokumentnem sistemu, knjiženje v računovodskem sistemu, priprava naloga za plačilo), zaradi česar je po­stopek enostavnejši. Stroški poslovanja so zaradi manj papirja, nižjih stroškov poštnih storitev, manj ročnega dela nižji. Prednost je tudi hranjenje v elektronski obliki.

Poti e-računov

V skladu z zakonom o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike je UJP enotna vstopna oziroma izstopna točka za izmenjavo računov in spremljajočih dokumentov v elektronski obliki, ki jih izdajajo in prejemajo proračunski uporabniki. Tako je mogoče e-račune prejemati in izdajati le prek UJP. Pravne in fizične osebe lahko pošiljajo e-račune proračunskim uporabnikom prek: bank, vključenih v medbančno izmenjavo e-računov, ponudnikov elektronske poti, s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe (teh je 50), ali portala UJP e-račun, prek katerega lahko izdajatelji pošiljajo e-račune neposredno proračunskim uporabnikom. Portal podpira pošiljanje e-računov za manjše izdajatelje, ki v javni sektor oziroma proračunskim uporabnikom na letni ravni posredujejo manjše število e-računov.

»Obveznost poslovanja z e-računi od 1. januarja letos naprej velja za proračunske uporabnike. To je čisti začetek e-računov, država je predpisala, da se ti začnejo izdajati v javnem sektorju. Za realni sektor to še ne velja, a pričakujemo, da bo tudi ta sčasoma prešel na elektronsko izmenjavo e-računov, saj to prinaša vrsto prednosti. Nesmiselno je, da bi v tehnološki dobi še naprej tiskali račune in jih pošiljali po pošti, saj so na razpolago sodobnejše možnosti,« pravi Bernarda Jurca, ustanoviteljica in prokuristka v podjetju Sconto, ki opravlja računovodske in finančne storitve za vrsto uporabnikov, med katerimi približno četrtina njihovih strank posluje s proračunskimi uporabniki.

Izkušenj je še malo

V računalniškem programu napišem račun kot do sedaj, ga pošljem v poštni predal, namenjen izdajanju in prejemanju e-računov, ki je kompatibilen z našim programom. Iz tega poštnega predala pa se računi avtomatsko razpošljejo prejemnikom e-računov, ki račune prejmejo v svoj poštni predal, potek pojasni Luka Jurca, direktor Sconta.

»Več naših strank posluje z javnim sektorjem,« pojasnita sogovornika. »Stvar je šele na začetku, izkušenj je še malo, a dosedanje so dobre. Vse poteka, kot so nam predstavili že jeseni na seminarjih, povezanih z e-računi v javnem sektorju. Ko račun pošljemo, je prejem­nik z naše strani avtomatsko obveščen, da je prejel e-račun.«

Vsak uporabnik se mora registrirati pri ustreznem ponudniku poštnih predalov oz. v aplikaciji UJP e-računi. Izdajatelj e-računa mora imeti kvalificirano digitalno potrdilo za podpis računa, razen prek banke, kjer ima že sicer urejeno poslovanje z e-računi, razlagata Jurčeva. In kje vidita prednosti novega načina plačevanja računov?

»Najprej je to poenostav­ljena pot, poleg tega pa je gledano tudi v luči stroškov bistveno ugodneje. Po starem smo račun ročno napisati, ga natisniti, dali v ovojnico, nesli na pošto, imeli smo strošek tiskalnika, tonerja, ovojnice, papirja, poštne znamke ... Sedaj pa je strošek pošiljanja e-računa odvisen od ponudnika oz. banke in je občutno nižji od prejšnjega. Za prejemnika pa – tako kot že prej – ni stroškov. Programer nam je predlagal, da vsakomur, ki ima do 70 računov na leto oz. do pet na mesec, predlagamo izdelavo in pošiljanje e-računov prek spletne strani UJP, kje je storitev v prej omenjenem obsegu brezplačna. Tam je aplikacija e-računi, kjer se lahko vsak registrira in to mu omogoča enostavno izdelavo in pošiljanje e-računov. Tudi programerji so svetovali, naj izdajatelji manjšega števila računov poslujejo prek portala UJP.«

Bernarda Jurca tudi drugim podjetnikom priporoča, naj gredo v ta sistem, saj ne bo več papirnate vojne, manj je možnosti, da se račun izgubi: »Dobiš elektronsko pošto, da je račun sprejet, nato lahko pogledaš v poštni predal in tam se hranijo vsi računi, ki si jih kadar koli prejel. Ljudje bodo imeli manj dela kot prej s papirji. Res pa je tudi, da ne bo več veljal sistem hranjenja natisnjenih računov v fasciklih. V poslovnih knjigah smo morali imeti originalne račune (hramba 10 let), sedaj se pojavljajo ponudniki za elektronsko hranjenje računov in edino ta oblika bo veljala za uradno.« V Scontu so že oktobra svojim uporabnikom predstavili novosti v zvezi z e-računi in jim predstavili vse opcije, kako to poteka prek njihovega ponudnika, medtem ko so se morali v primerih, da po­slujejo prek bank, o tem pozanimati pri njih. Po prvem mesecu e-računov še nimajo kakih vprašanj ali pritožb, tako da sklepajo, da stvari uspešno potekajo.