Izkušnjo bi znova ponovili

Sto dvaindvajset dogodkov, kolikor se jih je zvrstilo ob nedavno končanem predsedovanju Slovenije Evropski uniji, je dodobra prekalilo ekipo sodelavcev na Brdu.

V času predsedovanja Evropski uniji je Slovenija gostila 166 uradnih srečanj, od tega je na Brdu potekalo 122 dogodkov. Včasih je bilo tudi štiri ali pet dogodkov na dan, razporejenih po prostorih kongresnega centra, osebje Protokolarnega servisa Brdo pa je imelo opraviti s štiristo gosti. Posebej močna sta bila april in maj, analizira vodja logističnega centra Brdo med predsedovanjem Jana Beravs Zavadlav.

»Naše osebje je v času predsedovanja skrbelo za 16 tisoč gostov, pripravili smo 28 tisoč glavnih obrokov in prav toliko odmorov in poskrbeli za okoli tisoč cvetličnih aranžmajev. V projekt predsedovanja smo bili vključeni vsi na Brdu, pri izvedbi dogodkov pa so nam bili v veliko pomoč tudi študentje Gostinsko turistične šole z Bleda. Če ne bi bilo njih, ki so sodelovali predano, nesebično in zelo profesionalno, bi tolikšni množici ljudi težko primerno postregli,« pravi Jana Beravs Zavadlav. »Ves čas predsedovanja je bilo čutiti izjemen kolektiven duh. Prijetno je bilo delati in ko gledam konec predsedovanja, bi rekla, ne bi nam bilo težko tega še enkrat izpeljati, le malo dopusta bi potrebovali. Dogodki so se vrstili vse dni, tudi veliko vikendov je bilo vmes, pa tudi veliko prostih vikendov je bilo namenjenih pripravi. Zjutraj se je dogodek začel, poskrbeli smo za vse potrebno, naši vodje dogodkov so vse dni bedeli nad dogajanjem, ko pa so gostje odšli, se je začela priprava na naslednji dan. S kolegi smo bili na delu od jutra do noči, bili so tudi dogodki, ko smo tukaj spali, ampak v veselje mi je, da ni bilo čutiti slabe volje, da smo se razumeli in vse delali v kolektivnem duhu. Tega najbrž ne bi bilo, če ne bi bili tako dobro pripravljeni. Lahko smo se opirali na izkušnje drugih članic Evropske unije, ki so predsedovale pred nami, ampak dokler tega sam ne izkusiš, ne veš, kaj te čaka. To je velik projekt. Zame osebno je bilo najtežje obdobje priprave konec lanskega leta, ko pa je vse skupaj steklo, smo bili mirni, ker smo videli, da smo si naredili zelo dobre osnove. Notranje smo se organizirali in postavili sistem logističnega vodenja dogodkov.«

Nosilca predsedovanja sta bila poleg protokolarnega servisa Brdo tudi Protokol republike Slovenije in Sekretariat predsedovanja EU. Ob koncu so se sodelavci podpisali na ogromen plakat z znakom predsedovanja. Glavnino dogodkov na Brdu so predstavljala neformalna ministrska srečanja, ki jih je bilo ducat, prav toliko je bilo tudi srečanj trojke Evropske unije s tretjimi državami, med katerimi je bil največje javne pozornosti deležen vrh EU – ZDA z obiskom ameriškega predsednika Busha. Poleg Brda, ki je med predsedovanjem predstavljalo zaprt sistem zaradi potrebnega varovanja, so se izkazali tudi številni drugi udeleženci. Slovenska vojska, denimo, je s svojimi 400 vozniki in 160 avtomobili brezhibno opravila neštete prevoze in opravila več kot milijon kilometrov brez vsake nesreče ali razbitega avtomobila.

Jana Beravs Zavadlav pohvali ekipo sodelavcev, ki je bila ves čas predsedovanja nadvse uigrana: Vlado Sekirnik je bil svetovalec za protokolarno strežbo, Mateja Markič vodja prodajnega trženja, Viktorija Frelih Hodža vodja pisarne logističnega centra, Martina Razinger vodja dogodkov, Franci Jagodic vodja tehničnega sektorja, Robert Rozman vodja izvedbe tehničnih del in Majda Markun vodja nabave. So po koncu predsedovanja že kaj bolj sproščeno zadihali? Jana Beravs Zavadlav pravi, da se vrstijo že novi dogodki, med njimi sta bila tudi že dva dneva odprtih vrat.

»Vtisi so še sveži in preveč smo utrujeni, da bi jih lahko že sistematično strnili. Toda sodeč po odzivih iz tujine smo izpeljali uspešno zgodbo. Pred kratkim sem se slišala z gospo, ki je vodila finsko predsedovanje, spoznali sva se lani, ko mi je dejala, kako ste srečni, ker imate predsedovanje na eni sami lokaciji. Ko so oni nehali predsedovati, pa je dejala, da je to izjemna izkušnja. Tudi za nas bi lahko trdili enako. Z lahkoto bi jo ponovili s tako organizacijo in sodelavci, kot smo jo imeli v preteklem polletju,« je svoje vtise zaokrožila vodja logistike na Brdu.