Za vse se potrudimo enako

V sklopu predsedovanja Svetu EU bodo na Brdu pripravili več kot 130 dogodkov. Nad njihovo izvedbo bdi Logistični center Brdo, ki ga vodi Jana Beravs Zavadlav.

V sklopu slovenskega predsedovanja EU na Brdu pričakujejo več kot 31 tisoč gostov. Za čas predsedovanja so ustanovili Logistični center Brdo, ki ga vodi Kranjčanka Jana Beravs Zavadlav: »Gre za izjemno velik zalogaj, ki ga doslej na Brdu še nismo imeli. Imamo po več dogodkov na dan. Včeraj, recimo, so istočasno potekali štirje dogodki.«

Kako ste se na Brdu pripravljali na predsedovanje?

»Priprav je bilo veliko. Zelo zgodaj smo pristopili k sistematizaciji opravil in nalog, ki smo jih spravili v določene obrazce, s katerimi operira logistični center. Zbrane imamo vse relevantne podatke, ki jih rabimo za dogodek: število delegatov na obisku, kako in kje bodo sedeli, kje se bodo gibali, kakšno tehnično opremo potrebujejo, kakšna kosila bomo postregli, kakšni bodo hladno-topli bifeji … Gre za precejšen logistični zalogaj in če ne bi za vsak dogodek imeli 'biblije', kot s sodelavci v šali rečemo tem zbranim podatkom, bi zmrznili. Dodati moram, da je dogodek do konca stvar improvizacije. 24 ur prej imamo bolj ali manj jasne predstave, a se marsikaj lahko spremeni, vmes pride kaj nenačrtovanega in povsem normalnega, kot je bolezen, zato ne moremo ničesar fiksno načrtovati.«

Ste se morda zgledovali tudi po tujih državah?

»Pri sistematizaciji smo se povezali s Fakulteto za organizacijske vede oz. profesorjem dr. Juretom Kovačem. Izkušnje, pridobljene s predsedovanjem, so zelo dragocene. Dokler projekt ne steče in ga ne začutiš, ne moreš vedeti, kako bo šlo. Čakalo nas je precej neznank, a je zdaj tretjina projekta že za nami in rečem lahko, da smo zadovoljni. Tudi odzivi iz Bruslja so dobri.«

Koliko sodelavcev je v novem logističnem centru, ki je bil ustanovljen za čas predsedovanja?

»Vsi smo delavci Javnega zavoda Brdo, a smo bili za čas predsedovanja prestrukturirani v logistični center. V njem so tri vodje dogodkov in dve koordinatorici. Vsak dogodek, četudi traja le eno uro, ima svojega vodjo, ki ve za vse potrebne kontaktne osebe, za število gostov in tako naprej in je tudi prisoten na kraju dogajanja.«

Priprava katerega dogodka je bila doslej najbolj zahtevna?

»Ne bi mogla reči, da so kakšni posebej zahtevni, je pa treba ločiti med ministrskimi in podministrskimi dogodki. Ministrski dogodki so bolj zahtevni, pri izvedbi sodeluje protokol, a so tudi manj številčni in bolj obvladljivi, saj je v tistem času na Brdu le en dogodek. Med dogodki ne delamo razlik, za vse se potrudimo enako.«

Predsedovanje je močno vplivalo tudi delo ostalih zaposlenih na Brdu: kuharjev, vrtnarjev, cvetličarjev …

»Vedno poudarjam, da smo izpostavljeni le nekateri posamezniki, morali pa bi biti vsi, saj je rezultat na Brdu plod dela in truda vseh skupaj. Kuharska ekipa in ekipa strežbe odlično sodelujeta z visoko šolo za gostinstvo in turizem z Bleda; ob večjih dogodkih nam pomaga 30 študentov. Jedilniki so pripravljeni za pol leta. Hrano prilagajamo letnemu času, skrbeti je treba za raznolikost, saj se nekateri gostje večkrat vračajo k nam. Ponudili bomo tudi tipično slovensko hrano, pijače pa so izključno slovenske. Tudi vrtnarji imajo težko delo. Ko je znana postavitev v veliki dvorani kongresnega centra, je treba vanjo vključiti še aranžmaje. Za vsako ministrsko zasedanje pripravimo drugačno cvetlično ureditev. Imeli smo dvorano v belih vrtnicah, amarilisih, orhidejah, za zadnje zasedanje pa smo v dvorano želeli prinesti pomlad, zato smo uporabili rumene narcise in trobentice. Izjemno pomembno vlogo ima tudi tehnični center, katerega delo večkrat ostane neopaženo. Vsak večer po koncu dogodkov poskrbi za postavitev tehnične opreme za naslednji dan. Ko končajo, pa morajo svoje delo opraviti še gospodinje, ki poskrbijo za čistočo.«

Za potrebe predsedovanja je bil zgrajen nov kongresni center. Kako se je doslej obnesel?

»Zelo smo zadovoljni s prostorsko ureditvijo, gre za funkcionalen objekt. Se pa zgodi, da je včasih celo premajhen, čeprav gre recimo v največjo dvorano do 550 ljudi. Večkrat imamo dogodke, ki jih je številčno težko obvladovati samo v centru, zato potekajo še v Hotelu Kokra in v Gradu Brdo, ki je sicer namenjen protokolarnim dogodkom.«

Marsikdo ne ve, da imajo dvorane v centru prav posebna imena …

»Tako je. Imeli smo raznorazne ideje. Že v pripravah smo govorili o zelenem predsedovanju in ker smo lani predstavili knjigo Naravni zakladi Brda, v kateri so opisane zaščitene naravne vrste, smo posebno zgodbo namenili kačjim pastirjem. Dvorane smo tako poimenovali po njih. S prevodom v angleščino bi njihova imena izgubila na pomenu, zato smo uporabili latinska poimenovanja, ki so nam blizu in razumljiva: Slendens, Grandis, Elegance ...«