Računalnik in jaz: Avtomatizacija besedila

Domov dobite odločbo, kjer je navedena cela vrsta citatov členov iz zakonov. Odločbo komajda razumete.

Ja, kar nekaj časa in dela je bilo potrebno vložiti, da je nastal tako obsežen in zapleten dokument. Zdaj razumete delo državnih uradnikov, ki ure in ure ždijo v pisarnah in, po vaše, ne delajo nič. Očitno ni čisto tako, saj dokument nasprotuje vsem prejšnjim trditvam. A naj vam izdam skrivnost. Državni uradniki res delajo veliko, a za izdajanje odločb ne potrebujejo ravno veliko časa. Če so spretni z računalnikom, seveda.

Običajno je delo razdeljeno tako, da vsakdo pokriva določen del zakonodaje in torej pri svojem delu uporablja dva, tri zakone. Le-te mora dobro obvladati, razumeti in detajlno poznati. Največkrat strokovnjaki točno poznajo zakon po posameznih členih. Poleg tiskane verzije v uradnem listu obstaja zakonodaja tudi na svetovnem spletu. Kako se torej državni uradnik loti dela? Preprosto.

Zakon je potrebno najprej poiskati na internetu. Spletne strani, ki vsebujejo aktualno zakonodajo, so na straneh Državnega zbora Republike Slovenije, na naslovu www.dz-rs.si, kjer v meniju najdemo povezavo na Zakonodajo ter na Zakone in akte. Sedaj morate samo še poiskati ustrezen pravni akt. Podobno je zakonodaja dosegljiva tudi na spletnem naslovu zakonodaja.gov.si, kjer je razvrščena po posameznih področjih.

Ko najdete ustrezen zakon, ga odprete. Sedaj vam ostane le, da označujete člen po člen in ga sproti kopirate v urejevalnik besedila. Najlaže to storite tako, da označite člen zakona, pritisnete tipki Ctrl in C, ter v Wordu, ko ste na mestu, kjer želite, da bo zakon umeščen, pritisnete CTRL in V. Zdaj člen zakona dodate v Samobesedilo ali angleško Avtotext. To storite tako, da najprej v Wordu znova označite besedilo, člen zakona in v meniju izberete Vstavljanje in nato Samobesedilo, kjer izberete možnost Novo. Kot ime vnosa samobesedila vpišete čim krajšo, a še dovolj razpoznavno in logično kratico. Za Zakon o delovnih razmerjih lahko na primer za 21. člen tega zakona vpišete kratico 21ZDR, kar vam dokaj natančno ponazarja, za kaj gre. Tako ponovite postopek za vsak člen zakona posebej in postopoma imate v samobesedilu vse člene zakona. Vse skupaj vam bo vzelo nekaj časa, a to morate storiti le enkrat in potem imate mir za vselej.

Ko se tako državni uradnik spravi k pisanju odločbe in naleti na mesto, kjer mora citirati določbe člena zakona, na to mesto le vpiše kratico želenega samobesedila, na primer 21ZDR, če gre za 21. člen Zakona o delovnih razmerjih, nato pa pritisne tipko F3, zgoraj na tipkovnici. Ves člen zakona se mu pojavi na mestu vnosa. Tako je odločba sestavljena zelo hitro, saj uporablja za njeno izdelavo le kratice in tipko F3. Zelo preprosto in hitro.

Podobno logiko lahko uporabljate pri podpisovanju dokumentov. Enkrat izdelate podpis, z navedbo vašega imena in priimka ter funkcijo v službi, to označite in z vnosom v samobesedilo, skozi meni Vstavljanje, Samobesedilo, Novo, vnesete kratico za priklic tega samobesedila. Najbolj logično je, da za vaš podpis uporabite inicialke vašega imena in priimek. Ko morate dokument podpisati, le na mestu podpisa vtipkate kratico, torej vaše inicialke, in pritisnete tipko F3. Vaš podpis se takoj pojavi na dokumentu. Samobesedilo lahko uporabljate za vse besedilo, ki se velikokrat ponavlja in ga pogosto uporabljate na dokumentih. S tem si lahko prihranite veliko časa in še možnost napak je manjša.

Avtomatizacija dela in poslovanja je prava dodana vrednost informacijske tehnologije in računalnikov. Višji kot je nivo avtomatizacije, hitreje poteka delo in manjša se možnost napak. Računalnike in orodja, ki jih ti ponujajo, je le treba znati izkoristiti. Torej, pomagajte si in uporabite tisto, kar vam je na voljo, izkoristite svoj in računalnikov potencial.