Računalnik in jaz: Ko najdemo izgubljeno

Zgodi se tudi najboljšim. Pred seboj sem imel natisnjen dokument, ki sem ga dva dni nazaj ustvaril s pomočjo računalnika.

Šlo je za strokovno besedilo na petih straneh, torej je bilo besedila kar nekaj. Ko sem skušal določene stavke, besede in oblikovno dokument popravljati na računalniku, sem moral najprej dokument poiskati. Iskal sem ga po mojih mapah in podmapah. A dokumenta nisem našel nikjer. Zadeve sem se lotil še s pomočjo iskanja po mojem datotečnem sistemu, a uspeha ni bilo. Dokumenta v računalniku preprosto ni bilo. Kako, zakaj? Ne vem. Vem le, da me je vse skupaj navdajalo z grozo in izredno slabim občutkom.

Pred seboj sem držal natisnjen dokument in to je bila edina kopija, edini dokaz mojega dela. Kako naj ga zdaj popravim, spremenim, dopolnim? Ena izmed možnosti je bila, da ga pretipkam v računalnik na novo, a to mi ni preveč dišalo, saj je to pomenilo kakšno uro dela, ki sem ga pravzaprav nekoč že opravil. Druga možnost, ki pa sem jo takoj izločil, je bila, da pač dokument pustim takšen, kot je. Taval sem z mislimi in našel najboljšo rešitev. Bila je v vložišču našega podjetja, bolje rečeno, sedela je tam, pred seboj pa je imela optični čitalnik dokumentov ali angleško »scaner«. Običajno mu v slovenščini pravimo kar skener.

Šel sem do nje. Brez težav mi je hitro »poskenirala« vseh pet strani mojega dokumenta in mi jih poslala po elektronski pošti. Seveda je bilo moje delo v poskenirani datoteki v obliki grafike, torej kot slika. Skener namreč, tako kot kopirni stroj, list papirja slika in njegovo vsebino prenese v datoteko kot sliko. Tako sem dokument sicer imel pred seboj, a brez možnosti poseganja vanj, saj se ga ni dalo spreminjati. To je sicer bilo že boljše kot prej, ker sem ga lahko poslal po elektronski pošti, a še vedno nisem bil zadovoljen.

Lotil sem se obdelave dokumenta s programom, ki mi omogoča pretvorbo slikovnih znakov v besedilo, tako da jih računalnik razpozna kot tekst. Postopku se reče OCR, kar v angleščini pomeni »Optical Character Recognition«, v slovenščino pa to prevedemo kot optično prepoznavanje znakov. S programsko opremo, ki jo običajno dobite skupaj s skenerjem, sem datoteko pridobljeno s skeniranjem le obdelal z OCR-om in že sem imel pred seboj dokument, ki sem ga lahko odprl v urejevalniku besedila. Lahko sem ga spreminjal, vanj dodajal besedilo in ga urejal. Moja zadrega je bila rešena.

Z OCR-anjem dokumentov lahko rešimo praktično vse, kar imamo na papirju. Resda zna biti težava pri razpoznavanju določenih znakov in njihovih kombinacij, a vseeno je uspešnost več kot 95-odstotna, tistih 5 odstotkov pa tudi ni tak velik problem ročno popraviti. OCR ima težave tudi v primeru, ko papirnati dokument ni ravno v dobrem stanju, saj ga zmedejo že sence, robovi in kakšne, z navadnim pisalom, dopisane stvari. A kot rečeno, v večini primerov je ta operacija uspešna in prinaša dobre rezultate.

Tako kot pri vsakem delu je tudi pri delu z računalnikom zelo pomembno, da smo ves čas pri stvari. Posebej pomembna je urejenost naših dokumentov, ki se v računalniku nahajajo v obliki datotek. Datoteke v računalniku shranjujemo v mape in podmape, ki so pravzaprav naša omara s predali in policami. Bolj kot je stanje urejeno, lažje najdemo datoteke, podobno kot pri veliki količini pisnih dokumentov. Zelo pomembno je označevanje map, ki morajo jasno povedati, kaj naj se vanjo shranjuje in tudi označevanje datotek, ki morajo izražati njihovo vsebino.

Ko karkoli izgubimo in ne najdemo, smo v zadregi. Pa pri tem ne gre toliko za samo izgubljeno stvar, ampak bolj za ves proces, ki se zgodi, če nekaj izgubimo in postopke, ki od tod sledijo. Splača se delati premišljeno in ravno prav hitro, saj hitenje lahko vodi v še večjo porabo našega časa, da o izgubljenih živcih sploh ne govorimo. Ker pa je čas denar, je to še toliko več vredno.