Bonton e-sporazumevanja

Besedilo: Robert Guštin
Kategorija: Nasveti / četrtek, 2. april 2009 / 06:00

Že na začetku razvoja interneta in e-pošte so nastala določena pravila bontona e-sporazumevanja.

Osnove bontona v e-pošti so izjemno pomembne v poslovnem svetu, saj nas lahko neprimeren način e-sporazumevanja privede tudi v neprijetne položaje z resnimi posledicami. Zato se od uporabnikov e-pošte zahtevajo in pričakuje upoštevanje nekatera pravila vedenja. Tako kot v običajnem okolju pri vsakodnevnem komuniciranju z ljudmi je poleg pravnih zakonov, ki predpisujejo, kaj je dovoljeno in kaj ne, tudi na internetu treba upoštevati določena pravila vedenja in nenapisane norme, če želimo, da bo komunikacija z drugimi uporabniki potekala normalno in spodobno.

Čeprav je e-komuniciranje po e-pošti zelo podobno običajni poslovni komunikaciji, pa moramo biti zaradi posebnosti elektronskega komuniciranja pozorni na obliko elektronskih sporočil. Izogibajte se uporabi barvnih ali slikovnih ozadij, neberljivih pisav, animacij, slik, različnih slogov in podobnega. Ne samo, da je lahko berljivost tako okrašenega sporočila zmanjšana, temveč ima lahko sporočilo zaradi različnega delovanja poštnih odjemalcev tudi popolnoma drugačen videz, kot ste ga ustvarili. Uporaba različnih barv in velikosti pisav ni prepovedana, je pa vsekakor priporočljiva prava mera različnih naborov, da ne bo sporočilo na koncu videti kot novoletna jelka. Prav tako ne pišite sporočil z veliki tiskanimi črkami, saj to v internetnem okolju pomeni kričanje.

Osnovno pravilo spletnega bontona pri e-komunikaciji je, da, če je le mogoče, na prejeto e-pošto odgovorimo takoj. Če zaradi prezaposlenosti ne morete takoj odgovoriti, je priporočljivo, da pošiljatelju e-pošte odgovorite na kratko, da ste njegovo e-pošto prejeli in mu boste kmalu odgovorili. Na e-pošto odgovorite takoj, ko utegnete. V odgovorih na elektronska sporočila vedno uporabljajmo možnost vključevanja sporočila ali dela izvornega sporočila v odgovor.

Pri e-sporazumevanju je temeljna težava ta, da lahko pričakovana formalna poslovna komunikacija postane neformalna zaradi posebnosti oblike e-pošte. To je lahko neprijetno še zlasti na začetku e-komuniciranja. Pri poslovnem e-komuniciranju je še posebno pomembno, da v e-sporočilu uporabljamo elemente, ki jih sicer poznamo iz običajnih pisem. Torej je v e-sporočilu glava, ki je podobna glavi iz običajnega, tiskanega poslovnega dopisa, z osnovnimi podatki o podjetju ali pošiljatelju. Pri poslovnem e-komuniciranju je predvsem pomembno, da uporabljamo naslavljanje prejemnikov e-pošte kakor pri običajnih dopisih. Formalno naslavljanje je priporočljivo, še posebej v mednarodni komunikaciji. Izbrati moramo najbolj formalno obliko naslavljanja, odvisno od posameznega primera. V skladu s spletnim bontonom velja načelo, da so e-pisma kratka in jedrnata, vrstice naj ne bodo daljše od 65 ali 70 znakov.

Preden odpošljete e-pošto, preverite e-naslov, saj ima lahko sporočilo, poslano na napačni e-naslov, za pošiljatelja nepredvidljive posledice. Čeprav je tako sporočilo poslano po pomoti, ga prejemniki sprejmejo kot neželeno e-pošto oziroma spam. Taka e-pisma vedno izbrišite in jih nikoli ne pošiljajte nikomur, nikomur ne pošiljajte niti verižne pošte.

Čeprav so današnje povezave čedalje zmogljivejše, vse zmogljivejši pa so tudi modemi, je osnovno priporočilo, da e-pošti na lastno pest ne dodajamo prilog. Preden jih dodamo, prejemnika e-pošte vedno povprašajmo, ali je pripravljen sprejeti večjo priponko.

Na koncu e-sporočila naj bo vedno podpis pošiljatelja e-pošte, vsebuje naj ime in priimek, e-naslov, naslov spletne strani, če jo imate, in v poslovnih pismih še položaj v podjetju, telefonske in faksne številke, na katerih je pošiljatelj dosegljiv. Ob vse večjem številu e-sporočil je zelo priporočljivo, da vedno izpolnimo polje Zadeva. E-pošta brez opisa zadeve najpogosteje spominja na spam. Vsebina naj bo zelo kratka.