Računalnik in jaz: Samodejna kazala

V dobi pisalnih strojev smo lahko dokument izdelali v eni, dveh, največ treh kopijah, nato pa se je bilo potrebno zadeve lotiti znova ali pa jo razmnožiti s pomočjo fotokopiranja.

Prav tako je pisalni stroj onemogočal kakšno resno popravljanje napak, ki jih je bilo mogoče le prebarvati s korektorjem ali pa z belim prahom, a vseeno se je na papirju videla sled popravljanja, kar pa ni bilo ravno preveč lepo. Seveda napak ni smelo biti preveč, saj je bilo sicer vse skupaj že moteče. Pisalni stroj tudi ni omogočal shranjevanja dokumentov. Tako je bilo potrebno vnovično pretipkavanje celotne vsebine, če se je le ta kaj bistveno spremenila. Sodobni pisalni stroji sicer omogočajo shranjevanje manjše količine dokumentov, prav tako pa je na njih mogoče izvajati manjše korekture, a vse to je še daleč od tega, kar omogočajo računalniki. Zadrega nastane tudi, če so dokumenti večjega obsega. Kazala je pri pisalnem stroju potrebno narediti ročno, računalnik pa omogoča avtomatsko kreiranje kazala. Tako lahko med besedilom hitro najdemo tisti del, ki nas zanima.

S pomočjo računalnika je mogoče bistveno izboljšati funkcionalnost pisalnega stroja. Dokument lahko shranimo in natisnemo v poljubnem številu kopij. Dokument lahko tudi popravljamo, pri tem pa ne izgubimo druge vsebine in tudi popravki se na papirju ne vidijo. Pri obsežnejših besedilih pa lahko tudi kreiramo kazalo, kar nam omogoča lažjo navigacijo po dokumentu. Z računalnikom narejeno kazalo vsebine je vedno ažurno, saj vsebuje prave številke strani in ustrezne nazive poglavij. Poleg kazala vsebine lahko z računalnikom naredimo tudi kazalo slik.

Poglejmo si optimalen princip dela v urejevalniku besedila Word. Smiselno razmišljati je potrebno že ob samem začetku pisanja dokumenta. Najbolje je, da najprej napišemo spisek poglavij z naslovi. Nato pod posameznimi naslovi napišemo ustrezno vsebino. Z obliko se med samim vnosom nič kaj ne ukvarjamo, saj je to najbolj primerno narediti na koncu, saj tako to naredimo za vse besedilo naenkrat. Torej je naš cilj na začetku le, da spišemo poglavja in njihovo vsebino. Ko smo končali z vnašanjem besedila, se lotimo najprej oblikovanja. Vse besedilo naj ima isti stil in slog pisave, besedilo naj bo enotno urejeno in oblikovano. Po končanem oblikovanju sledi urejanje po vsebinskih sklopih besedila.

Računalniku je potrebno povedati, kaj naj da v kazalo vsebine. Zato se postavimo v vrstico, kjer imamo napisane naslove poglavij in podpoglavij. Pri vsaki vrstici z navedbo naslova poglavij je potrebno spremeniti slog besedila, ki je zdaj Navaden. Potrebno ga je spremeniti v slog Naslov 1, če gre za glavno poglavje, lahko ga spremenimo v slog Naslov 2, če gre za podpoglavje, in tako naprej za vsa poglavja, podpoglavja, podpodpoglavja. Slog naslova je vedno tisti, na katerem nivoju se naslov pač nahaja. Ko vrsticam z naslovi dodelimo ustrezne sloge, se s tem spremeni velikost, tip in stil pisave. Na ta način imajo vsi naslovi enako oblikovano besedilo.

Sedaj nam ostane le še to, da vstavimo kazalo vsebine. Postavimo se na mesto, kjer želimo, da bo kazalo. V zgornjem meniju izberemo Vstavljanje in nadalje Sklic, kjer izberemo možnost kazala. Ko se nam odpre okno, kliknemo na srednji zavihek, kjer piše Kazalo vsebine. Tu lahko izberemo različne vrste prikaza kazala vsebine. Ko smo izbrali ustreznega, le še pritisnemo tipko V redu in tako potrdimo izbor. Kazalo vsebine se avtomatsko skreira. S pritiskom na določeno poglavje v kazalu, ko držimo tipko Ctrl, nas računalnik sam vrže na ta naslov v besedilu. Številke strani se avtomatsko zapišejo in dodajo v kazalo. Če naknadno dodajamo poglavja in spreminjamo njihov položaj v dokumentu, je potrebno le obnoviti kazalo. To storimo z desnim klikom nekje v kazalu, kjer izberemo opcijo Obnovi celotno kazalo.

Samodejna kazala so nam lahko v veliko pomoč, in prav nič težko jih ni ustvariti. Malo vaje in nekaj ponovitev in kaj hitro boste ugotovili, da so res zelo prikladna.