Računalnik in jaz: Elektronski koledar

Ko sem včasih imel kak opravek ali pa sem se moral spomniti na kakšno obletnico, sem to preprosto vpisal na koledar in ko je bil na vrsti določen datum, tako nisem pozabil na čestitko ali na sestanek.

Ko je prišlo novo leto, sem najprej na nov koledar vpisal vse rojstne dneve, obletnice in ga tako napolnil za prihajajoče leto. Da slučajno česa ne pozabim ali pa mi nehote uide iz glave. Prav tako sem v koledar vpisoval pomembne dogodke, da sem potem ob koncu leta lahko pregledal kronologijo iztekajočega se leta.

Danes imamo na voljo elektronske koledarje in opomnike. Vanje vpišete datum in uro sestanka, datum obletnice, rojstnega dneva in vse dogodke, za katere želite, da so zavedeni v vašem delovniku. Pri tem lahko izbirate med več možnostmi opominjanja na vpisane dogodke. Lahko vam na tisti dan, ko je dogodek, v računalniku samo zazvoni alarm, ki vas na dogodek opomni, lahko se vam pošlje elektronska pošta ali pa na mobilni telefon dobite SMS sporočilo. Opominjanje je mogoče nastaviti tudi tako, da vas že kakšen dan ali celo teden prej spomni na vaše obveznosti. Pri rojstnih dneh je to zelo uporabno, saj morate še kupiti darilo in zelo neprimerno je, če ga kupujete zadnji hip. Vse skupaj je zelo primerno in enostavno, predvsem pa koristno. Kar predstavljate si, da pozabite na obletnico poroke. Vsaj moški smo takšni, da kaj hitro pozabimo kakšne »pomembne« datume.

Ko vnašate termine v koledar, se sproti izvaja preverjanje vaše razpoložljivosti. Če je na isti dan in isto uro v koledarju že vnesen določen dogodek, vas sistem na to opozori. Ponudi vam prvi prosti termin in vi ga pač potrdite ali spremenite. Vnesete lahko celo sejno sobo, kjer želite imeti sestanek, sistem pa bo sam preveril, ali ni že kdo drug pred vami rezerviral tega termina. Seveda je pogoj za to, da ste prijavljeni v računalniško omrežje ali internet, tako da lahko sistem centralno pregleduje vse koledarje.

Za organiziranje sestankov je elektronski koledar krasna stvar. Poleg termina in ure ter sejne sobe, lahko vanj vnesete tudi osebe, ki so na sestanek povabljene. Z vnosom njihovih elektronskih naslovov se jim samodejno razpošlje vabilo na sestanek. Ko potrdijo prisotnost na njem, se v njihov koledar avtomatsko vpiše rezervacija navedenega termina. Če spremenite termin sestanka, se vsem povabljenim znova razpošlje obvestilo in v njihovem koledarju se izvede sprememba termina. Sami si morajo nastaviti samo še način opominjanja.

Še več. Koledar ima tudi funkcijo opomnika. Poleg vnesenih terminov lahko vanj vpisujete tudi vaše delovne obveznosti ali »to do« listo, ki ji lahko slovensko rečemo spisek delovnih obveznosti. Tako imate stalno pregled nad že izvedenimi obveznostmi in tistimi, ki vas še čakajo, pri tem pa jih sistem samodejno rokovno razvršča. Na neki način je to beležka vašega dela in sistem lahko hitro izdela poročilo o vašem delu. Vaš šef ima tako hitro vpogled, kaj in koliko ste delali. V nekaterih podjetjih je to kar praksa, tako da zaposleni sproti vpisujejo svoje delovne aktivnosti in čas, ki so ga za izvedbo porabili. Na podlagi centralne evidence o delu se določa delovna uspešnost in učinkovitost dela. Takemu načinu spremljanja dela pravimo »tracker«, kar pravzaprav predstavlja sledenje našemu delu.

Koristna lastnost elektronskega koledarja je tudi ta, da ne pozablja in da samodejno prenaša datume rojstnih dni, obletnic in drugih pomembnih dogodkov v naslednja leta. S tem odpade skrb, da bi na kaj pozabili. Običajno koledarji in opomniki niso samostojni programi, ampak so del programov za elektronsko pošto. Najdemo pa tudi povsem samostojne programe v ta namen, veliko pa jih je tudi dostopnih preko interneta. Vsak dan je več obveznosti, roki so vedno krajši in delovnik je vedno bolj natrpan, zato je še toliko bolj pomembno, da kakovostno upravljamo s svojim časom. Računalniki so nam lahko pri tem v veliko pomoč.