Elektronski arhivi

Besedilo: Robert Guštin
Kategorija: GG Plus / nedelja, 30. november 2008 / 06:00

Elektronski arhivi predstavljajo varen in zanesljiv način hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva. Svetovne izkušnje kažejo, da bomo že kmalu vso novonastalo elektronsko dokumentarno in arhivsko gradivo shranjevali le v elektronski obliki.

Avtomatizacija poslovnih procesov je bistvenega pomena, če naj bo poslovanje učinkovito, pregledno in uspešno. Zaradi velikih količin in pomembnosti elektronskih dokumentov je njihovo shranjevanje postala eno izmed ključnih nalog pri obvladovanju informacijskih sistemov in procesov. Podjetje Genis iz Kranja je eno izmed prvih pri nas, ki ponuja celovito rešitev za kakovostno avtomatizacijo poslovnih procesov. Vzpostavili so storitve za elektronsko arhiviranje in jih združili pod blagovno znamko Genis OPA! – okolju prijazen arhiv, ki bo začel delovati v sredo, 3. decembra.

Obdobju informatizacije poslovanja sledi izjemno pomembno obdobje informatizacije arhivov. Danes si težko predstavljamo nadaljnjo rast elektronskega poslovanja brez sodobnih elektronskih arhivov. Naraščanje obsega poslovanja povečuje tudi obseg dokumentarnega in arhivskega gradiva. Papirna oblika hrambe postaja čedalje dražja, dostop do posameznih dokumentov čedalje daljši. Elektronski arhivi predstavljajo varen in zanesljiv način hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva. Svetovne izkušnje kažejo, da bomo kmalu vso novonastalo elektronsko dokumentarno in arhivsko gradivo shranjevali le v elektronski obliki.

Zahteve za hrambo in upravljanje arhivskega gradiva se povečujejo. Količina elektronsko shranjenega gradiva, kakor tudi njegova raznovrstnost, se dramatično povečujeta. Prve arhivske tehnologije, kot sta integrirani dokumentni in arhivski sistem in arhiviranje elektronske pošte, so se pretežno osredotočale na optimizacijo in upravljanje stroškov hrambe za nestrukturirane vsebine in zagotavljanje kopij podatkov, ko so bile te zahtevane. Novejši arhivski sistemi zagotavljajo večjo dostopnost vsebin kot tudi izboljšan nadzor ter transparentnost hrambe in z njo povezanega upravljanja vsebin. Politike hrambe informacij in arhivske informacijske rešitve so ključne komponente strategije vodenja sodobnih organizacij. Arhivskim rešitvam ni potrebno zagotavljati le hitrega dostopa do arhivskih podatkov in osnovnih možnosti za upravljanje pravil hrambe, vedno pogosteje morajo zagotavljati tudi dostopnost večpredstavnih vsebin in integracijo s politikami upravljanja elektronske hrambe v poslovnem sistemu za upravljanje z vsebinami.

Arhivske storitve Genis OPA! omogočajo vzpostavitev pravno veljavnega elektronskega poslovanja in učinkovitega dostopanja do vsebin, ki nastajajo pri poslovanju, kar omogoča izboljšanje poslovanja podjetij. Tehnološka zasnova združuje vrhunsko tehnologijo in najboljše prakse za zagotavljanje trajne in varne hrambe poslovne dokumentacije in informacij v skladu z zahtevami poslovanja. Širjenje elektronskega poslovanja, uvajanje standardov poslovne odličnosti in zahteve po čim boljši izkoriščenosti virov znanja povečujejo zahteve po urejeni in stalno razpoložljivi dokumentaciji.

Uporabnikom arhivskih storitev je zagotovljeno zanesljivo fizično in logično varovanje. Fizično varovanje na najvišji možni ravni se izvaja preko opreme, ki omogoča shranjevanje tudi podatkov tipa zaupno. Podatki se shranjujejo preko hitrih diskovnih polj in varnostno kopirajo na izmenljive spominske nosilce. Arhiviranje je dvostopenjsko, saj se podatki hranijo na dveh ločenih lokacijah, pri tem pa je strojna oprema podvojena, tako da strahu pred izgubo podatkov ni, zagotovljeno pa je tudi nemoteno delovanje tudi v primeru okvar strojne opreme. Hkrati je za fizično varovanje e-dokumentov poskrbljeno tudi z rednim izdelovanjem varnostnih kopij, ki se hranijo na tretji varni lokaciji. Lokacija arhiva je izvedena v prostorih, ki je varna v primerih potresa, vandalizma in drugih večjih incidentih, ter energetsko samostojna.

Genis OPA! arhiv je logično razdeljen na več različnih arhivov, po eden za vsakega uporabnika. Do njih je možen dostop le v skladu z varnostno shemo in pravili varne hrambe. Nadzorniki sistema lahko le vzdržujejo sistem, ne morejo pa dostopati do vse­bine e-dokumentov. Dostop do vsebin je mogoč le s strani uporabnika na osnovi gesla ali digitalnega certifikata. Arhiv je na voljo tudi kot celovita rešitev za varno shranjevanje. Sistem elektronskega arhiva je izveden na ključ, zajema pa tudi vpeljavo v poslovanje ter integracijo v že obstoječe sisteme. Za popoln nadzor nad uporabo arhivskega gradiva se vodi natančna evidenca stalnih in začasnih uporabnikov ter skrbnikov e-arhiva skupaj z evidenco strokovne usposobljenosti. Pravice dostopa ter stopnje tajnosti dokumentov so določene z varnostno shemo.