Računalnik in jaz: Pisarniško poslovanje

Se še spomnite časov, ko ste vso dokumentacijo v služi zvesto shranjevali v omare?

Čez čas je v omari začelo zmanjkovati prostora. Še večji problem pa je bilo, kaj najti v vsej tej množici papirja in dokumentov. Skoraj nemogoče je bilo slediti toku dokumentov in čez leta brskati po arhivu. Običajno je le tisti, ki je zadeve delal, tudi poznal vse skrivnosti o dokumentih. Prav tako je pereč problem predstavljalo držanje rokov, ki so bili potrebni za izvedbo določene naloge. Vodili so se delovodniki, ki so rokovno sledili zahtevam. Vse skupaj je bilo za obvladovanje dokumentacije zelo zamudno in naporno. Pa še slabo voljo je povzročalo, če česa nismo našli ali pa smo kaj izgubili.

Kako pa zadeva zgleda danes? Ko v glavno pisarno prispe dokument, ga tam zavedejo v pisarniški informacijski sistem. Tu dobi klasifikacijsko številko, ki določa njegovo vsebino in opredeli vrsto dokumenta. Prav tako se dokumentu dodeli signirni znak, ki določa osebo, ki bo dokument dobila v reševanje oziroma v obdelavo. Vsak prispeli dokument se tudi poskenira - optično prečita, tako da je vedno viden v informacijskem sistemu. Oseba, ki dobi dokument, ga tako lahko vidi v informacijskem sistemu, ne da bi v rokah imela papirnato verzijo dokumenta. Na ta način je dokument tudi ves čas varno shranjen in tudi ni težav z njegovim iskanjem.

Oseba, ki dobi dokument v obdelavo, pripravi na njegovi podlagi nov dokument, ki ima isto klasifikacijsko številko, kot ga ima izvirni dokument. Številki se razlikuje le po zaporedni številki dokumenta. Tako ves čas vemo, kateri dokumenti sodijo skupaj, s čimer je zagotovljena celovitost dokumentacije. Ko se ustvari nov dokument, se ga zavede v informacijski sistem. Potrjevanje dokumenta poteka elektronsko, saj ga nadrejeni le potrdijo preko računalnika. Tako potrjen dokument se da le še v podpis in že je pripravljen za odpremo.

Odprema poteka preko glavne pisarne, ki v informacijskem sistemu dobi zahtevo za odpremo dokumenta. Ker je dokument zaveden v sistemu, se ga lahko odpremi le preko elektronske pošte ali pa se v glavno pisarno dostavi papirna verzija dokumenta, kjer ga nato pošljejo naslovniku.

Delovodnik se vodi elektronsko. Ko se dokument zavede v informacijski sistem, se mu določi tudi rok za odziv nanj. Tako nas sistem sam opozarja na potrebne roke in ni več skrbi, da bi kaj spregledali ali celo pozabili. Elektronski delovodnik nam dokumente razporeja po ročnosti, tako da so spredaj vedno dokumenti, ki se jim bo prej iztekel rok za odgovor.

Pri obvladovanju dokumentacije nam je pisarniški informacijski sistem v izredno veliko pomoč. Za njegovo kakovostno delovanje je bistvenega pomena, da smo natančni in striktni pri vnašanju in beleženju dokumentov vanj. Na ta način imamo ves čas zagotovljen celovit nadzor nad tokom dokumentov, ki so zbrani na enem mestu in vedno dosegljivi. Dokumente lahko iščemo po klasifikacijskih številkah, po naslovniku, po osebi, zadolženi za njegovo reševanje, po času nastanka in tudi po vsebini. Sistem nam ponuja tudi celo vrsto pogledov, kjer lahko vidimo nadrejene in podrejene dokumente ter vso dokumentacijo, ki je povezana z določenim dokumentom. Ves čas nam je dostopna tudi vsa zgodovina, ki nam prikaže, kaj se je z dokumentom dogajalo, kaj se je na njem delalo in kdo se je z njim ukvarjal.

Sodobno pisarniško poslovanje terja dobro informacijsko podporo, če naj sledimo vsej množici dokumentov, ki dnevno nastajajo. Brez tovrstne podpore praktično ni več mogoče delati. Gre tudi za velike prihranke pri prostoru in lažje iskanje, pri tem pa so arhivi večni. Papir sicer še vedno obstoja, a imamo ves čas na voljo njegovo kopijo. Uredite si delo z dokumenti in vaše življenje bo lažje in manj stresno.